Encontrar o espaço perfeito é emocionante, mas o momento da assinatura do contrato exige que o romantismo dê lugar à lógica e à logística. O sucesso do seu casamento depende da clareza das regras e da infraestrutura fornecida pelo local.
Este checklist de 10 perguntas cruciais é o seu guia para negociar com segurança e garantir que o seu sonho caiba no contrato, evitando surpresas e custos escondidos.
1. Infraestrutura e segurança (os itens não negociáveis)
O primeiro grupo de perguntas visa garantir que o local tem capacidade para receber a festa de forma segura e funcional.
- Possui gerador de energia de última geração?
- O gerador é seu seguro contra apagões. Ele deve ser capaz de suportar todo o evento (pista de dança, som, luz e cozinha). Exija a comprovação de manutenção.
✅ O Infocasar responde
O custo da locação geralmente não inclui o gerador de energia. A locação cobre o espaço e a infraestrutura básica. O gerador de energia é um item logístico de segurança crucial, mas frequentemente é cotado e contratado à parte, sendo um custo extra que os noivos devem planejar.
Qual é o plano B coberto para a cerimônia em caso de chuva?
- Verifique se o espaço alternativo é tão bonito e funcional quanto o local original. Peça fotos e garanta que o plano B não impacte negativamente a área da festa.
💡Dica do Infocasar: insira no contrato uma cláusula que obrigue o local a fazer o teste do gerador no dia da montagem. Isso garante que não haverá falhas de energia durante o evento e tranquiliza o seu cerimonialista.
2. Logística e acessibilidade (o fluxo do evento)
Este bloco de perguntas define como a festa acontecerá e o acesso de convidados e fornecedores.
- Qual é o horário limite contratual para o fim da festa?
- Confirme se há possibilidade de horas extras (after-party) e qual o custo por hora. Verifique se há restrição de ruído imposta pela vizinhança.
- Qual o tempo mínimo de montagem e desmontagem permitido aos fornecedores?
- O ideal é que a montagem comece com 24h de antecedência, especialmente para decorações complexas. Isso é crucial para a decoração e buffet.
✅ O Infocasar responde
Tempo de montagem (ou set-up) é o período que a equipe de decoração, buffet e luz tem para trabalhar antes do evento. É vital que este tempo seja de, no mínimo, 12 a 24 horas, especialmente para casamentos grandes ou com decoração suspensa, garantindo a qualidade final.
- Existem regras para acessibilidade (PCD) e vagas de estacionamento?
- O local é acessível a todos os convidados? Quantas vagas de estacionamento estão inclusas no aluguel e há espaço para transfer de convidados?
💡Dica do Infocasar: ao fechar o contrato, peça a planta baixa e o mapa de acesso de fornecedores (carga/descarga). Isso evita que sua equipe perca tempo procurando a entrada de serviço.
3. Contratação e restrições (evitando custos escondidos)
Aqui é onde você evita surpresas financeiras e restrições de fornecedores, garantindo que o seu orçamento permaneça sob controle.
- O aluguel do espaço inclui mobiliário (mesas, cadeiras, lounges)?
- Se não incluir, o casal terá que alugar tudo. Se incluir, inspecione a qualidade das peças e a quantidade.
- Há lista de fornecedores exclusivos ou parceiros obrigatórios?
- Esta é a cláusula de exclusividade. Se o local exige exclusividade, peça a lista de fornecedores parceiros e compare a qualidade e os preços deles com o mercado.
✅ O Infocasar responde
A cláusula de exclusividade obriga o casal a usar fornecedores parceiros do local (em áreas como buffet, bar ou decoração). Analise com atenção! Se você tiver chefs ou decoradores dos sonhos, esta cláusula pode inviabilizar a contratação.
- Qual é a política do local em relação a decoração suspensa e fogos de artifício?
- Muitos locais têm restrições quanto a furos no teto/paredes ou uso de materiais inflamáveis. Verifique a permissão antes de fechar com o decorador.
💡Dica do Infocasar: peça sempre a lista de custos adicionais não inclusos, como taxa de rolha (para bebidas de fora) ou taxa de limpeza pós-evento. Esses valores podem impactar o orçamento final em até 10% do custo total.
4. Equipe e suporte (garantindo o funcionamento)
Perguntas finais que garantem a tranquilidade operacional do seu grande dia e o apoio da equipe do local.
- Quem é o responsável do local presente durante todo o evento?
- Detalhamento: o local deve fornecer um gerente ou coordenador que estará à disposição do seu cerimonialista para resolver qualquer problema de infraestrutura (ar condicionado, banheiros, luz).
- Qual é a política de cancelamento e reagendamento do contrato?
- Detalhamento: esta é a cláusula de segurança mais importante. Entenda as multas, as condições de devolução de sinal e as regras em caso de eventos de força maior (como pandemias).
Seu espaço, seu santuário
A locação do espaço é um investimento financeiro e emocional. Ao abordar a negociação com as 10 perguntas essenciais em mãos, você garante não apenas um local bonito, mas um ambiente funcional, seguro e livre de surpresas desagradáveis no seu grande dia.
A clareza contratual é a chave para a sua tranquilidade.
